Entreprise : comment gérer et assurer le paiement de ses factures clients ?

Les factures clients sont les éléments qui représentent vos transactions avec votre clientèle. Elles sont une preuve de la prestation d’un service ou de la vente d’un produit.

Les factures, en plus de matérialiser vos échanges avec vos clients, vous permettent de les suivre et d’encaisser ce qui vous est dû. Votre capacité à bien les gérer et à assurer leur paiement agit directement sur votre comptabilité et notamment vos liquidités. Il est donc évident que cela revêt une importance capitale.

Voici comment faire pour gĂ©rer efficacement vos factures clients.

Contents

Passez au digital 

La gestion de vos factures clients a directement rapport avec les finances de votre entreprise. Vous devez donc tout mettre en Ĺ“uvre pour qu’elle soit aussi fluide et optimale que possible. Cela est tout Ă  fait envisageable si vous dĂ©cidez d’opter pour un logiciel de gestion de facturation. Il vous avantagera Ă  bien des niveaux. 

FonctionnalitĂ©s intĂ©ressantes 

En optant pour un logiciel de gestion de facturation tel que Clearnox, vous pourrez profiter de plusieurs fonctionnalitĂ©s utiles. En premier lieu, la production des factures pourra ĂŞtre totalement automatisĂ©e. En plus de vous faire gagner du temps, les erreurs sont considĂ©rablement rĂ©duites.

En outre, l’usage d’un tel logiciel vous garantit une sauvegarde de vos donnĂ©es, surtout si ce logiciel est une solution Cloud. Les pertes de donnĂ©es ne seront donc plus un souci pour vous. Cependant, les vĂ©ritables points forts d’un logiciel de gestion de facture ne se limitent pas Ă  ces aspects. Il vous permettra :  

  • de rĂ©duire vos encours en gĂ©rant les dĂ©lais de paiement de vos clients ;
  • d’avoir une vision globale de la situation ;
  • d’organiser vos relances et mĂŞme les automatiser en fonction des Ă©chĂ©ances des factures.

Par consĂ©quent, vous aurez une relation client plus solide grâce Ă  la mise en place d’un climat de confiance. Votre suivi sera plus simple et vos relances plus organisĂ©es. Cela aboutira forcĂ©ment Ă  une baisse significative des encours et aux paiements effectifs des factures clients. 


AccessibilitĂ© 

Un logiciel de gestion de facturation peut ĂŞtre facilement intĂ©grĂ© Ă  votre comptabilitĂ© et s’adapter parfaitement Ă  votre système et vos terminaux. Si vous optez pour Clearnox un logiciel cloud, vous faites alors le choix de la sĂ©curitĂ© et de la facilitĂ© d’utilisation. Vous n’aurez aucun mal Ă  l’intĂ©grer Ă  vos processus et Ă  vous l’approprier rapidement. 

Centralisez vos factures 

Il vous sera difficile de bien gĂ©rer votre facturation si toutes les factures sont Ă©mises de diffĂ©rentes manières. Vous avez alors plusieurs canaux Ă  prendre en compte et cela peut rapidement ĂŞtre source de confusion. RĂ©sultat : des relances seront faites trop tard ou certaines factures seront carrĂ©ment introuvables.  

Optez donc pour un système central par lequel la totalitĂ© de vos factures passera. Avec un logiciel, ce souci est d’office rĂ©glĂ© puisqu’il sert aussi de base de stockage. MĂŞme si vous n’en avez pas un, l’idĂ©e reste la mĂŞme. Vous devez choisir un seul espace pour regrouper toutes vos factures clients. De cette manière, vous les verrez toutes au mĂŞme moment. 

En réduisant les espaces dédiés aux factures, vous augmentez votre efficacité dans leur gestion. Cela vous prendra moins de temps et demandera aussi moins d’effort pour identifier et associer les factures pour chacun de vos clients.

Ă€ cette centralisation, il est judicieux d’ajouter une restriction des accès. Les factures Ă©tant liĂ©es Ă  la comptabilitĂ©, vous ne serez jamais trop prudent. L’idĂ©al est de faire en sorte que peu de personnes soient en contact avec les factures clients. L’accès et les rĂ´les doivent ĂŞtre limitĂ©s et mĂŞme contrĂ´lĂ©s. 


Programmez les paiements

Des factures impayĂ©es dans certains dĂ©lais peuvent vous conduire Ă  un manque de fonds de roulement par exemple. Cette situation risque justement de crĂ©er des incohĂ©rences avec votre besoin en fonds de roulement, sur lequel vous pouvez avoir des informations ici. Pour Ă©viter ce genre de dĂ©sagrĂ©ments, basez-vous sur vos prĂ©visions pour programmer les paiements de vos factures. En fonction des rĂ©sultats de vos prĂ©visions, vous savez Ă  partir de quel moment le besoin en liquiditĂ©s se fait pressant.  

Utilisez toutes ces informations pour Ă©tablir les Ă©chĂ©ances et les programmes. Bien entendu, cette analyse doit ĂŞtre faite en accordant un temps de paiement raisonnable Ă  votre clientèle. Dans le cas contraire, vous risquez de la perdre. N’hĂ©sitez pas non plus Ă  accorder certains privilèges Ă  vos plus gros clients. Il peut s’agir de dĂ©lais revus par exemple. 

Ă€ l’aide des programmes de paiement Ă©tablis, vous aurez Ă©galement plus de facilitĂ© Ă  faire les relances Ă  temps. Il suffira de vĂ©rifier les diffĂ©rentes Ă©chĂ©ances. Les relances devront ĂŞtre effectuĂ©es dans les règles de l’art pour Ă©viter de frustrer votre clientèle. En consultant ce site, vous aurez d’ailleurs accès Ă  un modèle pour vos relances. 

En outre, Ă©vitez d’effectuer plusieurs relances pour un seul paiement. Une limite de deux est acceptable. Si vous n’avez aucune rĂ©ponse favorable, alors vous pourrez passer Ă  l’étape supĂ©rieure en prenant les mesures qui s’imposent. La gestion de vos factures clients fait partie de celle de la trĂ©sorerie. Elle est capitale et mĂ©rite toute votre attention. Avec les bons processus, en l’occurrence un logiciel adaptĂ©, elle deviendra une formalitĂ© pour votre entreprise comme illustrĂ© ici.

Boris Rabilaud
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