Les factures clients sont les éléments qui représentent vos transactions avec votre clientèle. Elles sont une preuve de la prestation d’un service ou de la vente d’un produit.
Les factures, en plus de matérialiser vos échanges avec vos clients, vous permettent de les suivre et d’encaisser ce qui vous est dû. Votre capacité à bien les gérer et à assurer leur paiement agit directement sur votre comptabilité et notamment vos liquidités. Il est donc évident que cela revêt une importance capitale.
Voici comment faire pour gérer efficacement vos factures clients.
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Passez au digital
La gestion de vos factures clients a directement rapport avec les finances de votre entreprise. Vous devez donc tout mettre en œuvre pour qu’elle soit aussi fluide et optimale que possible. Cela est tout à fait envisageable si vous décidez d’opter pour un logiciel de gestion de facturation. Il vous avantagera à bien des niveaux.
Fonctionnalités intéressantes
En optant pour un logiciel de gestion de facturation tel que Clearnox, vous pourrez profiter de plusieurs fonctionnalités utiles. En premier lieu, la production des factures pourra être totalement automatisée. En plus de vous faire gagner du temps, les erreurs sont considérablement réduites.
En outre, l’usage d’un tel logiciel vous garantit une sauvegarde de vos données, surtout si ce logiciel est une solution Cloud. Les pertes de données ne seront donc plus un souci pour vous. Cependant, les véritables points forts d’un logiciel de gestion de facture ne se limitent pas à ces aspects. Il vous permettra :
- de réduire vos encours en gérant les délais de paiement de vos clients ;
- d’avoir une vision globale de la situation ;
- d’organiser vos relances et même les automatiser en fonction des échéances des factures.
Par conséquent, vous aurez une relation client plus solide grâce à la mise en place d’un climat de confiance. Votre suivi sera plus simple et vos relances plus organisées. Cela aboutira forcément à une baisse significative des encours et aux paiements effectifs des factures clients.
Accessibilité
Un logiciel de gestion de facturation peut être facilement intégré à votre comptabilité et s’adapter parfaitement à votre système et vos terminaux. Si vous optez pour Clearnox un logiciel cloud, vous faites alors le choix de la sécurité et de la facilité d’utilisation. Vous n’aurez aucun mal à l’intégrer à vos processus et à vous l’approprier rapidement.
Centralisez vos factures
Il vous sera difficile de bien gérer votre facturation si toutes les factures sont émises de différentes manières. Vous avez alors plusieurs canaux à prendre en compte et cela peut rapidement être source de confusion. Résultat : des relances seront faites trop tard ou certaines factures seront carrément introuvables.
Optez donc pour un système central par lequel la totalité de vos factures passera. Avec un logiciel, ce souci est d’office réglé puisqu’il sert aussi de base de stockage. Même si vous n’en avez pas un, l’idée reste la même. Vous devez choisir un seul espace pour regrouper toutes vos factures clients. De cette manière, vous les verrez toutes au même moment.
En réduisant les espaces dédiés aux factures, vous augmentez votre efficacité dans leur gestion. Cela vous prendra moins de temps et demandera aussi moins d’effort pour identifier et associer les factures pour chacun de vos clients.
À cette centralisation, il est judicieux d’ajouter une restriction des accès. Les factures étant liées à la comptabilité, vous ne serez jamais trop prudent. L’idéal est de faire en sorte que peu de personnes soient en contact avec les factures clients. L’accès et les rôles doivent être limités et même contrôlés.
Programmez les paiements
Des factures impayées dans certains délais peuvent vous conduire à un manque de fonds de roulement par exemple. Cette situation risque justement de créer des incohérences avec votre besoin en fonds de roulement, sur lequel vous pouvez avoir des informations ici. Pour éviter ce genre de désagréments, basez-vous sur vos prévisions pour programmer les paiements de vos factures. En fonction des résultats de vos prévisions, vous savez à partir de quel moment le besoin en liquidités se fait pressant.
Utilisez toutes ces informations pour établir les échéances et les programmes. Bien entendu, cette analyse doit être faite en accordant un temps de paiement raisonnable à votre clientèle. Dans le cas contraire, vous risquez de la perdre. N’hésitez pas non plus à accorder certains privilèges à vos plus gros clients. Il peut s’agir de délais revus par exemple.
À l’aide des programmes de paiement établis, vous aurez également plus de facilité à faire les relances à temps. Il suffira de vérifier les différentes échéances. Les relances devront être effectuées dans les règles de l’art pour éviter de frustrer votre clientèle. En consultant ce site, vous aurez d’ailleurs accès à un modèle pour vos relances.
En outre, évitez d’effectuer plusieurs relances pour un seul paiement. Une limite de deux est acceptable. Si vous n’avez aucune réponse favorable, alors vous pourrez passer à l’étape supérieure en prenant les mesures qui s’imposent. La gestion de vos factures clients fait partie de celle de la trésorerie. Elle est capitale et mérite toute votre attention. Avec les bons processus, en l’occurrence un logiciel adapté, elle deviendra une formalité pour votre entreprise comme illustré ici.
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