La gestion de projet fait partie intégrante de la vie d’une entreprise et il est possible que plusieurs projets soient menés de front. Il est donc nécessaire de les gérer au mieux, en planifiant notamment certaines deadlines et échéances.
Nous vous proposons de découvrir les clés pour mettre en place une bonne gestion de projet.
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La gestion de projet, qu’est-ce que c’est ?
La gestion de projet s’apparente à la capacité de traiter un ou plusieurs projets à la fois. Il s’agit de tout l’opérationnel et de la stratégie mise en place pour qu’ils puissent aboutir. Dans l’idéal, un projet doit conserver un équilibre qualité-coût-délai. En général, c’est au chef de projet de s’assurer de ce point.
C’est aussi à lui qu’incombe la responsabilité de mener à bien le projet et de faire respecter les différentes échéances. Car un résultat positif apportera toujours son lot de bénéfices, à l’exemple d’une image de marque valorisée. Par ailleurs, il est nécessaire de connaître certaines notions fondamentales lorsqu’on se lance dans la gestion de projet.
Les notions fondamentales
En général, il se dit qu’un chef de projet devrait avoir dans son répertoire six termes clés pour réussir sa gestion d’un dossier. Le premier est celui de ressources. Celles-ci sont nécessaires à la réalisation des missions. Il peut s’agir de machines, de financement ou de personnes, par exemple. En général, les ressources sont définies à l’occasion de la phase de planification.
Les parties prenantes ensuite. Sont considérées comme telles toutes les personnes ayant un intérêt dans un projet. Les livrables, quant à eux, représentent les biens et services produits suite à la réalisation d’un projet. Arrivent ensuite trois autres termes :
- La feuille de temps. C’est une méthode efficace servant à établir un suivi du temps consacré à une tâche.
- Les dépendances. Ce sont les liaisons entre les différentes tâches et qui déterminent leur ordre de traitement.
- Le triangle de fer. Il s’agit de la combinaison des trois restrictions principales relatives à un projet, à savoir l’objectif, le coût et le délai.
Une fois ces notions intégrées de la part du chef de projet, il est nécessaire de se penser sur les diverses phases permettant de mener un projet à bien.
Les phases de la gestion de projet
La gestion d’un projet se doit d’être disciplinée et professionnelle. Bien que chaque entreprise soit différente, les phases à mettre en place restent les mêmes. La première est celle de lancement. L’idée est alors d’évaluer le projet, de façon à déterminer s’il est réalisable.
En cas de réponse positive, il faut alors définir les résultats attendus et identifier les potentiels partenaires. Une fois cette phase terminée, un projet doit avoir un plan clair et être approuvé par toutes les parties. Ainsi, vous éviterez les malentendus durant sa réalisation.
Les phases de planification et d’exécution
Vient ensuite la phase de planification. L’objectif est ici d’élaborer une feuille de route comprenant notamment :
- Les objectifs.
- Une estimation du coût.
- L’établissement des principaux livrables.
Afin de définir au mieux le rôle et les responsabilités de chacun, il est alors possible d’utiliser la matrice RACI. Cet outil permet de déterminer les habilités de chaque acteur durant la réalisation d’un projet. Dans l’idéal, un calendrier devra comprendre certains jalons, qui correspondront à des objectifs et des deadlines précises et relatives à des tâches spécifiques.
Peu à peu, un projet prend forme et devient lisible, laissant place à la phase d’exécution. Elle débute généralement par une réunion avec toute l’équipe de développement. Chacun est alors informé de ses missions, ainsi que des éléments importants à connaître. À noter que des points seront à réaliser tout au long du déroulé du projet, de manière à s’assurer que les livrables avancent correctement. Ces réunions seront aussi l’occasion de revenir sur des points de difficultés.
La phase de livraison
Un projet ne sera clos qu’une fois le dernier livrable officiellement remis. Toutes les parties seront alors notifiées de la clôture de celui-ci. Mais avant de réaliser une réunion de bilan, il est important d’évaluer certains points. C’est l’occasion de mettre en lumière les points positifs, mais aussi de revenir sur les échecs ou difficultés.
Ainsi, il sera plus simple de déterminer comment améliorer la gestion de projets futurs. C’est aussi l’opportunité de mettre en place des processus qui seront plus performants.
Pour conclure
La gestion de projet est quelque chose qui s’apprend. Bien sûr, il est possible de mener un projet au sein même d’une entreprise, mais aussi de passer par des professionnels. Quoi qu’il en soit, pour être réussie, la gestion doit être pensée efficacement.
Par exemple, plus un projet sera découpé en petites parties, plus il sera simple à gérer. Il faut, par ailleurs, tout mettre en œuvre pour qu’il respecte le calendrier et soit livré dans les temps, de manière à ne pas avoir à faire face à des coûts supplémentaires.
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