L’e-mail représente depuis de très longues années un moyen de communication omniprésent au sein des relations personnelles et professionnelles. Il s’utilise de manière officielle au sein des institutions pour passer des messages à l’interne ou entre plusieurs entreprises.
Il ne fait aucun doute, l’e-mail est d’une grande importance et l’utiliser de manière optimale pourrait représenter un excellent moyen de gagner du temps et de ne perdre de vue aucun message important.
Il faut noter qu’une boîte e-mail mal organisée et mal paramétrée peut constituer un véritable problème et occasionner la perte de plusieurs informations cruciales. Pour une meilleure gestion de votre messagerie, plusieurs techniques sont utilisées.
La méthode Inbox Zero a quant à elle fait ses preuves et mérite donc votre attention.
Méthode Inbox Zero : de quoi s’agit-il ?
Avoir une boîte e-mail avec des centaines de messages non ouverts peut devenir très vite déconcertant et stressant. L’objectif à atteindre est donc d’aboutir à une boîte e-mail peu ou pas du tout surchargée.
Le concept Inbox Zero est donc un moyen d’assainir votre cadre de travail et de réaliser une meilleure gestion de vos mails afin d’éviter l’accumulation des messages.
Il s’agit d’une méthode qui vous encourage à vous rééduquer pour une boîte de réception aérée et agréable à ouvrir. La méthode Inbox Zero s’avère très efficace au sein des entreprises et même au niveau des particuliers.
La méthode Inbox Zero : un fonctionnement simple pour des résultats réels
Le principe de cette méthode efficace est d’éviter d’utiliser votre boîte e-mail comme un fourre-tout. Il ne s’agira pas non plus d’ouvrir les messages à la va-vite pour les empêcher de gonfler le nombre de messages non ouverts. Le travail à réaliser sera moins superficiel si vous désirez enregistrer de véritables résultats.
Des attitudes simples pour une boîte e-mail parfaitement aérée selon la méthode Inbox Zero
Atteindre les objectifs de la méthode Inbox Zero dans le fond et dans la forme nécessite de mettre en pratique des habitudes et des gestes simples. Pour commencer, n’ayez aucune hésitation à supprimer définitivement les messages inutiles, et à vous désinscrire des pages de publicité qui ne tarissent très souvent pas d’informations à partager. Cela vous permettra de réduire le nombre de messages reçus par jour, mais aussi de libérer votre boîte de réception au fur et à mesure.
Aussi, une attitude à avoir absolument consistera à répondre le plus vite possible aux messages qui vous seront adressés et qui nécessiteront une réponse. Les autres seront soit transférés à des personnes plus compétentes pour y répondre ou tout simplement classés au sein d’un dossier pour y répondre le moment venu.
Les experts en productivité et en gestion efficace du temps conseillent d’aménager quelques heures ou quelques minutes au cours d’une journée afin de pouvoir répondre adéquatement comme c’est le cas ici aux messages classés dans vos dossiers. Une fois cela fait, n’hésitez pas à refermer votre boîte mail et à vous reconcentrer sur d’autres tâches.
Pour les messages ne nécessitant aucune réponse ni dans l’immédiat ni plus tard, vous pourrez procéder à leur archivage juste après les avoir lus. Tous ces gestes en apparence anodins vous aideront à obtenir une boîte de messagerie plus organisée et sans aucun doute beaucoup moins stressante.
Quels sont les avantages offerts par l’adoption de la méthode Inbox Zero ?
Appliquer les principes de la méthode Inbox Zero au quotidien vous aidera à améliorer nettement l’apparence de votre messagerie, mais aussi l’impact que cette dernière a sur vous. Voici quelques avantages évidents offerts par l’utilisation de la méthode Inbox Zero :
- Aucune information importante ne vous échappe : ne pas se rendre compte de l’arrivée d’un message important et perdre une opportunité de taille est une situation qui arrive très souvent à bon nombre de personnes. En effet, avec une boîte e-mail surchargée, il peut être très simple de perdre des messages et de ne s’en rendre que bien après ;
- Vous gagnez un temps considérable : en répondant immédiatement à vos messages ou en les classant adéquatement, vous savez où les trouver au besoin et ne perdez pas de temps à les rechercher ou à y revenir pour y répondre ;
- Vous travaillez de manière plus ordonnée et sans stress : un mail important négligé ou perdu peut vous créer d’énormes problèmes au travail. Avec l’utilisation de la méthode Inbox Zero, votre travail est plus organisé et vous vous exposez à moins de situations stressantes au quotidien.
La méthode Inbox Zero est sans aucun doute un moyen efficace d’organiser sa boîte e-mail pour des retombées positives sur vos journées de travail. En plus de tous les avantages qu’elle offre, cette méthode a été intégrée à plusieurs applications afin de vous offrir de multiples fonctionnalités automatiques pour une gestion efficace de vos messages électroniques au quotidien.
