Comment gérer facilement ses factures fournisseurs ?

Vous êtes à la tête d’un service comptable et vous cherchez des solutions pour organiser au mieux les factures fournisseurs de votre entreprise ? Vous souhaitez trouver une nouvelle organisation pour les factures de votre société afin de les gérer le plus facilement possible ?

Pour vous accompagner dans cette mission, nous vous avons préparé quelques conseils pour gérer facilement ses factures fournisseurs.

Bien numéroter ses factures

Premier conseil essentiel pour une meilleure gestion de vos factures, vous devez bien les numéroter. Nous vous recommandons de définir une numérotation logique dans vos factures et de la suivre systématiquement. Si vos factures sont bien numérotées, vous pourrez faire un rapprochement entre un service et sa facture par exemple beaucoup plus facilement.

La logique est la clé de l’organisation en comptabilité, pensez donc à générer des factures qui se suivent et pourront ainsi être classées de manière optimale. Petit plus, nous vous conseillons également d’émettre vos factures toujours selon le même modèle.

Trouver un classement logique à ses factures

Si les factures doivent être parfaitement numérotées, trouver un classement le plus logique possible à l’ensemble de vos factures est un autre élément indispensable pour une meilleure gestion de votre comptabilité. Nous vous suggérons par exemple de classer toutes vos factures en fonction de leurs états. Mettez ensemble les factures déjà réglées et classez-les pour être archivées. Trouvez par contre une autre place aux factures en cours afin de penser à les payer ou à relancer les différents fournisseurs.

Notez que toutes vos factures doivent être conservées pendant une durée légale. Selon la nature des documents, cette durée est différente. Vous devez donc bien vous renseigner en fonction des factures de votre entreprise afin de les garder en toute légalité. Vous pourrez ainsi les ressortir facilement si vous en avez besoin dans le cadre d’un contrôle par exemple. Pour cela, la meilleure solution est d’archiver toutes vos factures dans un même lieu selon un classement logique.

Opter pour des factures dématérialisées

Pour faciliter l’archivage et bénéficier de nombreux avantages, nous vous recommandons vivement d’opter pour des factures dématérialisées dans la mesure du possible. Vous gagnerez beaucoup de temps et d’énergie par rapport à imprimer toutes vos factures en les sauvegardant de manière informatique. De plus, le classement sera toujours plus simple sur un ordinateur que dans des classeurs qui vous prendront beaucoup de place et votre relation sera simplifiée avec vos fournisseurs en leur envoyant les factures par e-mail en quelques clics.

Suivre vos paiements

Avec des factures bien ordonnées, vous pourrez plus facilement vous occuper d’une partie essentielle dans la gestion des factures fournisseurs, le suivi des paiements. En effet, pour tout service comptable, il est primordial de bien suivre les différents paiements des factures. Nous vous suggérons de charger une personne de relancer les factures non payées afin que votre relation avec votre interlocuteur soit plus simple.

Dans tous les cas, soyez vigilent à garder la meilleure relation possible avec vos fournisseurs. Elle ne pourra que faciliter les prochains paiements de factures à venir. De votre côté, pour vos factures à payer, nous vous conseillons de programmer les paiements des différentes factures que vous avez à régler. Cela vous permettra d’éviter les retards de paiement et vous fera gagner beaucoup de temps. En programmant les paiements de vos factures au fur et à mesure que vous les recevez, vous les traitez sans prendre de retard et n’avez pas à revenir dessus pour les régler.

Utiliser une solution numérique pour gérer facilement ses factures fournisseurs

Enfin, dernier conseil essentiel dans le but de gérer au mieux vos factures fournisseurs, nous vous recommandons de vous accompagner d’une solution numérique pour la comptabilité de votre entreprise. De nos jours, il existe en effet de nombreux logiciels ou applications qui vous permettent de vous aider dans la gestion au quotidien et dans la comptabilité de votre entreprise. Le logiciel de gestion Je Pilote Mon Entreprise peut par exemple vous accompagner dans la simplification de la comptabilité de votre projet.

Avec cette solution très simple à utiliser, vous allez gagner beaucoup de temps et réduire les erreurs possibles. De plus, vous pourrez vous faire guider en tant qu’entrepreneur si vous avez des hésitations sur la bonne marche à suivre pour la facturation ou le paiement de certains services. Une solution numérique présente également l’avantage de centraliser l’ensemble de vos factures et de vos documents comptables au même endroit.

Vous aurez donc un classement logique en toute simplicité et allez diminuer considérablement vos chances de perdre un document important comme vous pourriez le faire avec un papier. L’informatique apporte aujourd’hui une précieuse aide dans de nombreux domaines. Il serait donc dommage de ne pas en profiter pour gérer facilement les factures fournisseurs de votre entreprise grâce à une solution numérique.

Et vous, quels sont vos conseils et vos astuces pour gérer facilement les factures fournisseurs de votre entreprise ?

Boris Rabilaud

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