Microsoft Access figure parmi les outils logiciels les plus utilisés en entreprise, notamment pour le traitement de quantités de données importantes. Il permet notamment de filtrer et de trier des données relationnelles qu’il serait difficile de traiter autrement Cela dit, peu de personnes maîtrisent réellement cet outil pourtant très simple à utiliser. Qu’est-ce que Microsoft Access ? Que puis-je faire avec Microsoft Access ? Comment fonctionne cet outil ? Nous vous disons tout dans cet article.
Qu’est-ce que Microsoft Access ?
Microsoft Access est l’un des logiciels de la suite Microsoft Office. Il s’agit d’un Système de Gestion de Bases de Données Relationnelles (SGBDR) conçu pour gérer des quantités importantes d’informations reliées entre elles. Depuis sa conception en 1992, le logiciel a connu de nombreuses améliorations, au point de se présenter aujourd’hui comme le logiciel de référence pour le traitement des bases de données en entreprise.
Son efficacité repose notamment sur plusieurs programmes dont le principal, un moteur de base de données Microsoft Jet. On distingue également une interface de type Query by Example qui permet d’interroger les bases de données, un éditeur graphique, ainsi que le langage de programmation Visual Basic for Applications. Vous pouvez utiliser l’outil Microsoft Access, quel que soit votre niveau, car il s’adapte à vos besoins. Pour les projets les plus simples aux plus complexes, vous trouverez dans Access les outils qu’il vous faut pour votre base de données.
Parmi les outils les plus pertinents, on distingue notamment :
- Les tables ;
- Les formulaires ;
- Les requêtes ;
- Les rapports.
Pour maîtriser Microsoft Access, regarder quelques tutos sur internet ne suffira certainement pas. Il est indispensable de suivre une formation de qualité, comme celles proposées par Quality Training, afin de cerner cet outil qui peut paraître complexe. Vous pourrez alors aisément créer une base de données exploitable, mettre en forme des bases de données, créer des formulaires ou des requêtes ainsi que travailler avec les états.
Que puis-je faire avec Microsoft Access ?
C’est une question assez fréquente, car de nombreuses personnes ne savent pas vraiment quand utiliser Excel et quand utiliser Access. L’outil Excel de la suite Microsoft Office est probablement le plus utilisé dans un contexte d’entreprise, car il permet de stocker et d’organiser des données sous forme de tableaux ou de graphiques. On l’utilise aussi pour réaliser des calculs en tout genre, des plus simples aux plus complexes par le biais de formules. Il partage donc de nombreuses similarités avec l’outil Access. Mais il existe une chose que ne peut faire Excel et que l’outil Access prend aisément en charge, c’est la gestion des données relationnelles.
Ainsi, dès lors que les données de votre table sont censées être réutilisées par d’autres tables, en d’autres termes si elles sont relationnelles, vous avez besoin de Microsoft Access pour les stocker et les traiter. Access s’impose aussi de fait lorsque vous avez de gros volumes d’informations à gérer, car avec cet outil, votre base de données peut peser jusqu’à 2 Go. Il peut donc gérer plusieurs milliers de données, là où Excel serait à un moment donné dépassé. Par ailleurs, Access permet aussi d’interroger vos données de façon complexe, une chose simplement impossible avec Excel.
Cela dit, il n’est pas exclu de travailler avec les deux programmes, en tirant le meilleur des avantages spécifiques de chacun. En pratique, vous pourriez utiliser Access pour stocker des données et Excel pour les analyser en profondeur, comme le recommande d’ailleurs Microsoft.
Comment fonctionne cet outil ?
Microsoft Access est couramment utilisé pour des inventaires et suivis d’actifs, le suivi des commandes, le suivi des tâches et la planification des événements, la gestion des contacts, l’organisation des bibliothèques de prêts et le suivi nutritionnel. Ce sont autant de scénarios courants d’utilisation d’Access répertoriés par Microsoft. Mais dans la pratique, comment fonctionne l’outil ?
Au lancement d’Access, vous avez normalement Microsoft Office Backstage qui s’affiche. C’est pour ainsi dire le point de départ pour tout ce que vous voulez faire avec Access. À partir de cette interface, vous pouvez cliquer sur l’onglet nouveau pour créer une nouvelle base de données. Ici, vous avez le choix entre une base de données vide qui vous permet une conception très spécifique, un modèle de base de données Access installé par défaut, et les modèles créés à partir d’Office.com. Vous devez choisir en fonction de la taille et des exigences de votre projet.
Une fois dans votre base de données, il vous est possible d’ajouter des tables, des champs et même des composants d’application, pour l’utilisation de plusieurs objets de bases de données liés ensemble. Vous organisez votre base de données selon vos objectifs spécifiques, et il vous est même possible d’importer des données depuis Excel, ou même d’exporter une table vers Excel pour analyser les données de manière plus spécifique. Microsoft Access offre de nombreuses fonctionnalités qu’il vous faudra apprendre à exploiter pour être plus efficace dans votre travail.
