La plupart des entreprises utilisent aujourd’hui plusieurs outils dans la gestion quotidienne de leurs projets.
Or, cette pratique implique souvent une perte de temps et d’informations qui ne facilite pas l’atteinte rapide des objectifs.
C’est ce qui explique la nécessité de centraliser les différents prestataires pour plus d’efficacité. Comment s’y prendre ?
Recourir aux services d’une marketplace en solutions digitales
Une marketplace en solutions digitales est un outil d’automatisation qui regroupe plusieurs partenaires opérant sur un même projet. Ainsi, à travers une interface multicanal, elle permet à chacun d’eux de suivre la progression des tâches afin d’améliorer les interactions entre collaborateurs.
Quels sont les avantages d’une marketplace de solutions digitales ?
La marketplace digitale présente l’avantage de simplifier le processus de digitalisation d’une entreprise. Elle permet de rendre certains aspects des projets automatiques afin de faciliter la gestion des objectifs.
De plus, elle permet de centraliser tous les acteurs (les salariés et les prestataires) sur un même outil et donc de faciliter les échanges entre eux. Il est alors possible de réduire les coûts de communication, car le canal d’information est désormais unique.
Comment choisir une marketplace en solution digitale ?
Les critères d’éligibilité d’une marketplace digitale ne dépendent pas de la taille de l’entreprise, mais du nombre de collaborateurs que l’on souhaite inclure. De manière générale, il faut opter pour une plateforme qui permet d’enregistrer au moins 5 prestataires sur un projet.
De plus, la plateforme doit inclure l’envoi de notification directe et par mail afin de tenir l’équipe informée du déroulement des activités. Cela permet d’anticiper sur les retards et de relancer les prestataires afin de limiter les pertes.
De plus, il est important de pouvoir approuver les résultats à chaque étape afin de permettre à l’équipe d’évoluer. À titre d’exemple, comme on peut le voir ici, un outil de gestion automatisé basé sur l’attribution d’un flux de travail à chaque prestataire sera bien plus adapté.
Des processus de validation internes simplifiés
La validation interne est une étape clé des processus de contractualisation d’une entreprise. Elle permet de garantir les intérêts et de définir clairement les obligations vis-à-vis des prestataires.
Avec le processus de digitalisation, la gestion de cette étape clé est d’autant plus facile que divers outils permettent de centraliser les collaborateurs qui doivent y intervenir. Ainsi, la gestion des contrats est plus fluide et plus crédible parce que chaque acteur est automatiquement interpellé par la notification sur l’action qu’il doit mener.
En effet, le fonctionnement des outils de centralisation est basé sur la programmation et l’exécution des tâches par chaque collaborateur et suivant plusieurs statuts. Une action peut être terminée, en cours ou à venir, cela dépend de son niveau de progression.
Après avoir identifié tous les acteurs impliqués, le logiciel attribue à chacun une démarche ou une décision. Cela permet d’éviter les oublis d’interlocuteurs compétents dans la validation de certains contrats et garantit la traçabilité des actions de chaque intervenant.
Quels services digitaux peut-on centraliser ?
La centralisation interne des données et des informations présente de nombreux avantages pour la gestion efficace d’une entreprise. Cette approche est plus simple à mettre en œuvre parce qu’elle n’implique que ses propres services. Cependant, lorsque la centralisation s’étend à des services externes, il n’est pas nécessaire de tenir compte de tous.
On peut donc privilégier uniquement les services digitaux impliqués dans la gestion effective des projets de l’identification des clients jusqu’à la livraison. Ainsi, le service marketing est le premier à faire partir du processus de centralisation puisqu’il est chargé de la prospection et de la conversion. Ses données doivent être accessibles à l’équipe de contractualisation qui prend en charge le client et matérialise la collaboration entre l’entreprise et lui.
Ensuite, les différents prestataires doivent être inclus parce qu’il faut leur attribuer des tâches pour satisfaire le client. De plus, le suivi de chacune de leur progression est indispensable au respect des délais de livraison et par conséquent à la préservation de l’image de l’entreprise.
Par ailleurs, il est important de paramétrer l’outil de centralisation afin de filtrer les informations accessibles depuis chaque compte. Ainsi, on peut contrôler les données consultées par les prestataires qui ne sont pas forcément en collaboration franche avec l’entreprise.
Enfin, le service comptabilité doit être intégré dans le processus de centralisation afin de suivre la progression de chacun des prestataires. Cela permet de payer plus vite les prestations et d’appliquer plus sereinement les bonus ou les malus selon le cas. Il est donc plus judicieux de l’impliquer directement pour qu’il constate et élabore progressivement son propre rapport.
