Avec l’intelligence artificielle et la transformation digitale, la façon dont les documents sont utilisés en entreprise s’est majoritairement numérisée. Les outils qui servent à traiter les données au niveau de ces fichiers ne paraissent cependant pas efficaces en tous les points.
L’avènement du logiciel de traitement intelligent des documents permet désormais de surpasser ces limites, raison pour laquelle cet outil doit faire partie du parc informatique de toute entreprise.
Que peut concrètement vous apporter une telle solution ? Voici le point.
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Une migration plus rapide vers le traitement de documents numériques
La fin de la paperasserie a certes été enclenchée, mais celle-ci n’est pas encore totalement effective. Les bureaux sont toujours envahis par les documents papier. La raison est que la transformation digitale est encore à une étape de genèse au sein de plusieurs entreprises.
De plus, les quelques outils présents dans ces structures ne permettent pas de passer directement du format papier à celui du numérique. Il faut donc effectuer cette transition manuellement, et cela constitue un travail de longue haleine nécessitant beaucoup de temps pour être achevé.
Avec un logiciel de traitement intelligent des documents (IDP) comme reciTAL à votre portée, votre straight through processing (STP) sera meilleur. Notez qu’une telle solution est intégrée de technologies d’intelligence artificielle qui vont capturer les données présentes sur les documents papier pour ensuite les numériser.
Tout cela est effectué automatiquement, vous permettant ainsi de disposer en un laps de temps de documents numériques. De même, il ne vous sera plus impossible de consulter vos fichiers à distance.
Une meilleure accessibilité et organisation des documents numériques
La transformation digitale a énormément favorisé l’usage des documents numériques au sein des entreprises. Malheureusement, une grande partie de ces derniers, soit près de 80 % sont des fichiers non structurés. Il s’agit par exemple des :
- Documents PDF ;
- Images :
- E-mails ;
- Documents commerciaux.
Compte tenu de la nature de ces documents, il est parfois difficile voire impossible de les ouvrir et parcourir. C’est à ce moment que la nécessité d’intégrer un logiciel de traitement intelligent des documents dans son parc informatique se fait ressentir.
Cet outil embarque en effet des technologies d’intelligence artificielle comme la reconnaissance optique de caractères, la vision par ordinateur, le deep et machine learning. C’est grâce à elles que tout va se jouer. Ces solutions vont en effet transformer vos fichiers non structurés en des documents structurés.
Ce qui vous garantit une meilleure accessibilité, car vous ne rencontrerez plus aucune difficulté au moment de consulter vos documents. Les technologies incorporées au logiciel de traitement intelligent des documents sont capables d’aller plus loin, et ce notamment en termes de gestion.
Elles vont en effet organiser les données présentes au sein de ces documents afin de vous aider à parcourir plus aisément ces derniers. Mieux, elles procèderont au classement de vos documents afin de vous permettre de les retrouver et archiver plus aisément.
L’IDP : une solution polyvalente et évolutive
Compte tenu de son fonctionnement, vous pourriez penser que le logiciel de traitement intelligent de documents ne peut être efficace que sur des fichiers précis. Détrompez-vous, car cet outil est capable de traiter tout type de documents.
Il doit particulièrement cette force à l’apprentissage automatique, une technologie d’IA dont il est doté. Reçus, factures, documents logistiques, des ressources humaines et d’identité sont quelques exemples de fichiers sur lesquels peut intervenir la solution.
Ainsi, retenez que quel que soit votre corps de métier, investir dans un logiciel de traitement intelligent des documents est une initiative parfaitement à votre portée. Une fois que vous aurez adopté l’outil, sachez qu’il n’est pas question qu’il enregistre des failles, notamment en ce qui concerne sa capacité de stockage.
Comprenez tout simplement que l’IDP est une solution évolutive. Quelle que soit la quantité de données que vous pensez pouvoir traiter, le logiciel est entièrement capable de la supporter.
Une économie de coûts et d’argent
Il n’y a pas qu’au niveau technique qu’un logiciel de traitement intelligent des documents est avantageux. Même sur le plan financier, une telle solution vous apporte une certaine valeur ajoutée. Grâce à ce logiciel, votre budget de dépenses concernant le poste des outils chutera.
En effet, vous devez savoir que l’IDP joue à lui seul le rôle de plusieurs solutions. Vous pourrez désormais vous passer de l’achat de certains outils. De plus, avec ce logiciel à votre disposition, dépenser pour le traitement de gros volumes de données ne sera plus votre partition.
De même, le personnel travaillant pour le département informatique de votre entreprise n’aura plus à effectuer des heures supplémentaires ou de périlleuses tâches de travail en essayant de traiter les documents papier.
L’automatisme que garantit en effet l’IDP leur permettra en effet de réaliser en quelques minutes les opérations qui autrefois exigeaient des heures. Avec ce gain de temps, c’est votre clientèle qui en sortira satisfaite dans les délais.
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