Que ce soit pour un particulier ou pour une entreprise, il existe de nombreux papiers essentiels qu’il est important de conserver : impôt, fiches de paie, livret de famille, papiers d’assurance, fiches clients, dossiers fournisseurs, état civils, etc.
En cas de besoin, ces documents permettent parfois de protéger face à un éventuel litige ou de faire acte de preuve matérielle. Il est donc nécessaire de les conserver précieusement en adoptant de bonnes habitudes d’archivage.
Mais comment les sauvegarder sans risquer de les endommager avec le temps, de les perdre ou de se les faire dérober ?
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Quelles sont les obligations de conservation des entreprises ?
La conservation des documents de l’entreprise est une obligation légale qui existe dans différents codes, comme le Livre des procédures fiscales ou le règlement du Parlement européen.
Ces textes fixent des durées de conservation spécifiques, qui sont définies en fonction de la nature du document. L’obligation concerne généralement les documents comptables, commerciaux, fiscaux et sociaux.
Les documents fiscaux doivent être conservés pendant une période de 6 ans, tandis que les documents sociaux doivent être conservés pendant 5 ans à compter de la date de radiation de l’entreprise.
En outre, les entreprises doivent archiver les documents civils et commerciaux pour des périodes différentes.
Par exemple, les factures et autres correspondances commerciales doivent être conservées durant 10 ans, tandis que les contrats relatifs aux biens immobiliers doivent être conservés durant 30 ans.
Enfin, les livres et registres comptables doivent être conservés pendant 10 ans.
Il existe plusieurs solutions parmi lesquelles nous vous conseillons d’opter pour un meuble de rangement robuste et sécurisé en choisissant l’armoire à archive.
Quels documents doivent conserver les particuliers ?
Les particuliers doivent conserver une variété de documents en fonction de leur situation spécifique. En effet, en tant que particulier, vous n’êtes pas soumis aux mêmes délais de conservation que les entreprises, mais il existe néanmoins des documents essentiels que vous devez conserver.
Les documents qu’il est important d’archiver en tant que particuliers ainsi que les délais de conservation sont les suivants :
- Les actes de naissance et de mariage à conserver de façon permanente,
- les diplômes à garder de façon permanente,
- déclarations d’impôts et documents connexes à garder durant 3 ans,
- preuve de résidence (factures de services publics, etc.) pour un minima de 5 ans,
- papiers d’assurance des véhicules pendant toute la durée du contrat + 2 années après,
- les contrats d’assurance vie pendant minimum 10 ans,
- les bulletins de salaire et contrat de travail jusqu’à la liquidation de la retraite,
- les factures de la vie courante (eau, électricité, mobile…) de 1 à 3 ans.
Nos astuces pour rangement de pro
Choisir le bon mobilier
Pour faire le choix idéal à votre environnement, il en va sans dire qu’il vous faut savoir identifier plusieurs points. Parmi les plus importants on retrouve notamment :
- l’espace disponible dans la pièce,
- le type de document à ranger,
- les dimensions des documents,
- l’accessibilité et la sécurité.
Adopter une bonne organisation
Pour retrouver rapidement vos papiers, nous vous conseillons d’inscrire sur chaque dossier, boite ou classeur la thématique de son contenu. Pour gagner encore plus de temps, choisissez une couleur par grand thème et ordonnez vos documents par chronologie du plus ancien au plus récent.
Enfin, placez dans votre bureau un sommaire renseignant la couleur correspondant au thème.
Ceci n’est qu’un exemple, car vos dossiers administratifs et officiels peuvent, en réalité, être classés de différentes façons :
- Par ordre alphabétique,
- chronologique ou numérique,
- thématique ou catégorique.
Quel meuble à archive utiliser pour préserver ses documents de valeur ?
Lorsqu’il s’agit de choisir le bon type de mobilier pour archiver vos documents, il peut être difficile de choisir la meilleure option.
Opter pour un meuble à archive et classement, comme l’armoire métallique, est un choix courant pour le stockage des documents, car elle existe dans une gamme de tailles et de styles qui s’adaptent à tous les bureaux. Elle est aussi généralement dotée de plusieurs étagères et tiroirs, qui peuvent être utilisés pour différentes familles de documents.
Dans le cas où vous avez peu de documents à stocker, une armoire à archives de petite taille peut être une meilleure option. Ces armoires sont conçues spécifiquement pour le rangement de documents (classeurs et dossiers suspendus) et offrent un espace suffisant pour vos boites à archive.
Les caissons métalliques mobiles constituent une autre option. Il s’agit de petites unités compactes qui peuvent être facilement déplacées dans le bureau. Ils sont parfaits pour stocker de petites quantités de documents ou pour stocker les dossiers que vous devez emporter lorsque vous quittez le bureau.
Comme on peut toujours hésiter sur la durée de conservation d’un document, par sécurité, on va préférer le garder plus longtemps. Ainsi, il est recommandé d’acheter un meuble plus grand que ce qu’on pense utile, afin de s’assurer une place suffisante et éviter de devoir passer par la location d’un box pour tout conserver.
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