Ateliers ou séminaires de formation, foires, conférences ; voilà différents évènements professionnels souvent organisés dans les entreprises.
De même, on est souvent amené à organiser des évènements personnels comme une fête de famille, un mariage, un baptême et bien d’autres.
Faire appel à un professionnel en évènementiel est une solution idéale et sure pour réussir ces organisations. Néanmoins, il est également possible de les préparer et de les réussir soi-même en faisant des économies assez importantes.
Découvrez ici les points importants à prendre en compte pour réussir l’organisation d’un évènement personnel ou professionnel !
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Définir les objectifs
L’objectif est le premier point sur lequel il faut s’accorder pour réussir un évènement (professionnel en l’occurrence). En réalité, le but et l’utilité d’un évènement conditionnent absolument tout ce qu’il y aura autour.
L’objectif d’un rassemblement de personnes peut être par exemple :
- Donner des enseignements ;
- Remercier des collaborateurs ;
- Collecter des fonds pour réaliser un projet ;
- Se réjouir, etc.
Il est évident qu’on ne peut organiser une réjouissance de la même manière qu’un séminaire de formation. Ainsi, c’est l’objectif de l’évènement qui détermine le cadre préliminaire et la ligne directrice de l’organisation.
Déterminer l’objectif de l’évènement aide aussi à définir son thème au besoin et à choisir son format. Désirez-vous un évènement en intérieur ou en extérieur ?
Il est également possible de faire une première ébauche d’idées à cette étape déjà. Vous pourriez déjà penser au concept, au décor, aux activités à mener, etc.
Gérer la logistique
La gestion de la logistique est sans doute le point ultime d’une organisation d’un évènement.
Sa réussite en dépend prioritairement.
Le lieu de l’évènement, le mobilier à utiliser, le déplacement sont les principaux aspects logistiques à prendre en compte à cet effet.
Le lieu
Le choix du lieu est d’une importance capitale pour la réussite d’un évènement. Il doit correspondre au type de l’évènement, à son format et au nombre de participants. Vous pouvez par exemple opter pour un simple restaurant pour une réjouissance en famille avec peu de personnes.
Par contre, la salle de conférence d’un hôtel serait mieux adaptée pour un atelier de formation professionnelle. L’essentiel est que le lieu cadre avec l’évènement et que les participants s’y sentent à leur aise. Par ailleurs, il est primordial de commencer à chercher le lieu de l’évènement assez tôt.
Cela permet de faire la réservation et de fixer le lieu dans la tête des participants. Il est aussi indispensable de réserver des chambres d’hôtel si les participants doivent venir d’une autre ville et que l’évènement tient sur plus d’une journée.
Le mobilier
Il est généralement préférable de louer du mobilier adapté pour un évènement. Le mobilier pour une réception de mariage ne pourrait pas être utilisé dans le cadre d’un évènement professionnel où les participants sont amenés à prendre des notes.
En outre, il participe fortement à la décoration du lieu de l’évènement. Vous pourrez demander des conseils d’un décorateur d’intérieur pour choisir le mobilier adapté à l’évènement et réussir ainsi la décoration du lieu.
Outre le mobilier, il est important de faire la liste et de prévoir les autres matériels nécessaires au bon déroulement de l’évènement selon les activités prévues. Par exemple, un vidéoprojecteur est souvent indispensable pour un atelier de formation.
Prenez donc le temps de penser aux activités à mener pour déterminer tout le matériel nécessaire et le prévoir. La réussite de l’organisation d’un évènement passe également par ces choses-là.
Le moyen de déplacement
L’intérêt de prévoir un moyen de déplacement dépend du type d’évènement et des participants. Il n’est pas obligatoire. Toutefois, s’il s’agit d’un évènement d’entreprise auquel des collègues doivent participer, il serait intéressant d’avoir un déplacement en commun pour limiter les coûts.
Prendre cette mesure permettrait aussi de s’assurer que tous soient présents à temps. Le bus, le train et l’avion sont les moyens de transport classique. Choisissez le plus adapté en tenant compte du confort et du coût. Enfin, faites les réservations ou payez les billets assez tôt.
Bien communiquer sur l’évènement
La communication a une place primordiale dans la réussite d’un évènement.
Elle permet de toucher au mieux la cible, de la préparer et de l’inciter à participer. La communication sur un évènement ne peut pas être ponctuelle.
Elle doit être continue à travers divers canaux tout au long de la préparation. Journal, internet, réseaux sociaux, email… : tout est à explorer pour s’assurer de bien toucher sa cible.
Par ailleurs, la communication événementielle ne se déroule pas seulement avant l’évènement. Elle se passe aussi pendant et après son déroulement. Toutefois, pour une organisation d’évènement, l’accent est mis sur la communication d’avant-évènement pour informer et inciter la cible.
Construire un budget exhaustif
On ne peut réussir un évènement sans y mettre les moyens nécessaires. Pour cela, il est judicieux d’avoir une source de financement bien claire avant de se lancer dans une organisation. Par ailleurs, vous devez absolument faire un budget prévisionnel en étant le plus exhaustif possible. Vous pouvez demander de nombreux devis à différents prestataires afin de comparer et de pouvoir faire un choix optimal !
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