Gestion du temps : 5 conseils pour mieux organiser votre temps

Le temps est une ressource rare et savoir organiser sa journée, de façon à être le plus productif possible, est un challenge pour l’entrepreneur dont l’attention se focalise exclusivement sur son projet, parfois au détriment de sa propre vie sociale.

Savoir préserver un certain équilibre dans sa vie, en conciliant vie professionnelle et vie privée, est un atout à ne pas négliger !

Vous êtes entrepreneur ? Vous vous sentez débordé par votre métier ? Avoir une entreprise c’est tout comme avoir un enfant, c’est du non-stop !

Le manque de temps est le souci majeur de tous les entrepreneurs, trouvez dans cet article 5 conseils et astuces pour bien gérer votre temps et améliorer votre quotidien.

1. Faire des listes de tâches pour améliorer sa productivité

Cela peut sembler évident, mais faire une liste de ce qu’il reste à réaliser (ou « checklist ») nous permet de :

• Rester organisé
• Ne pas perdre le cap
• Éviter les oublis
• Surveiller l’avancement de nos travaux

Ces listes peuvent être rédigées sur papier ou à l’aide d’une des nombreuses applications disponibles. Ces aide-mémoires peuvent se décliner sous différentes formes : vocale, écrite, synoptique… à vous de choisir ce qui vous convient le mieux.

Pour les travaux les plus complexes, vous pouvez également recourir à un diagramme de Gantt.

2. Définir des priorités pour une meilleure gestion du temps

Faire des listes c’est bien, encore faut-il savoir établir les priorités pour chaque tâche à réaliser. Sans ces priorités, les listes deviennent une source de stress encore plus accablante.

Vous pouvez ordonner les tâches de la plus urgente à la moins importante, ce qui est facile à réaliser avec une application mobile (beaucoup moins sur du papier), ou vous pouvez utiliser une numérotation ou un code couleur.

Pour les adeptes du management de projet, ces priorités constitueront le chemin critique.

3. Déléguer vos responsabilités

Déléguer des responsabilités présente deux avantages :

• Le premier avantage est bien sûr de pouvoir se libérer pour se consacrer à d’autres tâches plus stratégiques.
• Le deuxième étant de préparer vos collaborateurs à prendre la relève et les motiver en leur assignant des projets qui les fassent sortir de leur routine.

Certains apprécieront le challenge et la confiance qui leur est dévolue.

Vous devez apprendre à déléguer vos tâches et à demander conseil auprès de professionnels.

Concentrez-vous sur l’essentiel ! 

La finance et la comptabilité font partie des fonctions qui sont de plus en plus externalisées et cette tendance s’accentue (15% des entreprises externalisent les fonctions finance et comptabilité ~ Cegos, 2011).

Il est temps d’envisager d’externaliser vos fonctions comptables et financières.

Par exemple, chez SBA Compta, expert-comptable en ligne, nous vous enlevons une épine du pied en prenant totalement en charge votre comptabilité, votre trésorerie ou encore vos déclarations réglementaires.

4. Ne pas perdre la notion du temps

Le temps passe très vite, surtout lorsque l’on essaye de faire plusieurs choses à la fois : consulter et rédiger ses mails, suivre les actualités économiques, gérer des conflits, répondre au téléphone, obtenir les derniers chiffres…

Suivre le temps passé à réaliser chaque activité permet de mieux gérer votre agenda.

Vous pouvez utiliser la technique traditionnelle (chronomètre, stylo, feuille) ou opter pour la version numérique avec les nombreuses applications disponibles sur le marché.

Après quelques jours passés à suivre vos activités, vous saurez combien de temps accorder aux activités à forte valeur ajoutée et aux activités secondaires (parfois contre-productives).

Le but étant de limiter le temps alloué à ces dernières.

5. Définir des objectifs (et des récompenses)

Pour chaque tâche à accomplir, il faut définir un budget temps ainsi que des objectifs à atteindre.

En langage de gestion de projet, il s’agit d’attribuer un jalon, c’est à dire un événement qui va marquer la fin d’une étape, par exemple la signature d’un contrat.

L’objectif est double :

• Contrôler votre avancement
• Savoir estimer de façon plus fiable la durée d’une tâche que vous aurez à répéter à l’avenir

Aussi, la réalisation de ces objectifs est en soi une source de motivation, ou peut être associée à une autre activité plus motivante.

Par exemple, vous pouvez vous autorisez une friandise ou un moment de détente après avoir fini de traiter une pile de paperasse, ou prendre quelques jours de vacances après le lancement réussi du dernier produit.

Il s’agit ici bien évidemment de récompenses sur le court terme permettant de mieux gérer son temps, pas celles relatives au système de gratification d’entreprise.

Organiser votre journée pour une meilleure productivité !

Une journée productive nécessite une planification. Organiser toute votre journée afin qu’elle soit productive ne consiste pas à faire beaucoup de choses. Il s’agit plutôt de faire en sorte que tout soit fait et d’accomplir les tâches les plus importantes.

Avec seulement quelques minutes de planification chaque jour, vous pouvez augmenter la productivité de votre journée et vous assurer d’obtenir de bons résultats.

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Boris Rabilaud

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