Signature électronique de contrat de travail : pourquoi l’adopter ?

Aujourd’hui, beaucoup de chefs d’entreprises préfèrent que leurs employés signent de manière électronique leur contrat de travail.

Il faut tout de suite souligner ici que cette pratique est privilégiée aussi bien pour l’exécution des missions ponctuelles que pour la réalisation des tâches permanentes.

Cependant, si la signature électronique de contrat de travail est très prisée, certaines personnes n’en perçoivent vraiment pas l’utilité.

Si vous en faites partie, ce qui suit devrait vous faire changer d’avis.

Pour gagner du temps lors de la signature des contrats de travail

Lorsque la phase de recrutement des employés est terminée, les personnes retenues doivent dans de brefs délais occuper leurs différents postes de travail.

Pour que cette opération se fasse dans les règles de l’art, elles doivent absolument signer un contrat de travail.

Comme vous le savez sans doute, la saisie, l’impression et la signature d’un contrat de travail en version papier sont des actions qui peuvent prendre beaucoup de temps. Ce qui peut empêcher l’entreprise de bien fonctionner puisque le déroulement de ses activités va en prendre un coup.

C’est pour éviter ces types de situations que beaucoup de chefs d’entreprises ont opté pour la signature électronique de contrat de travail ; ce choix permet en effet d’aller vite. En réalité, il suffit d’envoyer le contrat de travail aux candidats retenus par mail pour qu’après lecture, ces derniers apposent leur signature.

Ce faisant, ceux-ci pourront dans des délais courts et maîtrisés commencer par travailler. Le fait de signer des contrats de travail de manière électronique est donc un processus qui permet aux entreprises d’optimiser leur façon de travailler, de réduire les tâches de leur cellule de Ressources Humaines (RH) et d’être plus efficaces.

Pour réduire ou éliminer l’utilisation du papier dans votre entreprise

Pour réduire ou éliminer l’utilisation du papier dans votre entreprise
Pour réduire ou éliminer l’utilisation du papier dans votre entreprise

Une entreprise a une histoire qui doit être préservée. De ce fait, le contrat de travail signé de chaque employé doit être jalousement conservé pendant un bon bout de temps pour servir de preuve en cas de besoin.

Réaliser cette opération avec des contrats de travail en version papier est juste laborieux. En effet, en plus de l’aménagement d’un espace pour conserver ces documents, vous devez être vigilant pour bien les classer afin de très vite vous retrouver. En plus des pertes de temps, cela engendre alors d’autres dépenses supplémentaires.

Pour dire adieu à toutes ces tracasseries, nous vous recommandons d’adopter la signature électronique de contrat. Avec cette méthode, vous pourrez passer au « zéro papier » en entreprise ou réduire l’usage du papier dans ce cadre. Ce qui vous permettra alors de réaliser des économies substantielles et d’éviter de nombreuses erreurs.

Toutefois, il faut préciser que pour profiter de cet avantage prépondérant, vous devez être très ordonné et avoir quelques notions en informatique. C’est cet ensemble qui vous aidera à bien conserver virtuellement toute cette documentation. Par ailleurs, pour éviter toute mauvaise surprise, il serait prudent de stocker toutes ces différentes données sur plusieurs supports de stockages sécurisés.

Pour augmenter le taux de signature des contrats de travail et pour éliminer les relances téléphoniques

Une expérience faite sur le monde du travail a prouvé que les candidats retenus à un recrutement ont plus de facilité de lire un contrat de travail électronique. Avec cette attitude, ces derniers ont plus d’aisance à signer un contrat de travail numérisé.

Ce qui vous permettra donc d’augmenter votre taux de signature. Il faut préciser ici que cette statistique est très importante pour un cabinet de recrutement puisqu’elle prouve que ce dernier est rapide et peut bien réaliser ses missions jusqu’au bout.

D’un autre côté, vous devez savoir que le fait de signer des contrats de travail de manière numérique évite les relances téléphoniques répétitives. La cellule des ressources humaines de votre entreprise ou celle du cabinet spécialisé dans le recrutement du personnel pour des entreprises pourra avoir un peu de repos dans ce sens.

Employé et signature électronique de contrat de travail : à quoi faire attention avant de signer ?

signature électronique de contrat de travail
signature électronique de contrat de travail

En tant qu’employé, lorsque vous souhaitez signer de manière numérique votre contrat de travail, vous devez faire attention à différents éléments. Nous vous en présentons deux ici.

Le contrat de travail doit être bien lu et compris

Pour commencer, vous devez bien lire votre contrat de travail. Prenez votre temps pour le faire et en cas d’inquiétude ou de clauses non comprises, posez vos questions à qui de droit. Ce faisant, vous éviterez donc d’approuver des points qui pourront vous poser des ennuis plus tard.

Ne pas oublier de toujours garder une copie et de vérifier que le contrat est bien rédigé

Avant d’apposer une signature électronique sur un contrat de travail numérisé, vous devez vous assurer que celui-ci est bien rédigé. Il devra notamment contenir des informations essentielles comme :

  • Votre salaire ;
  • Les avantages de cet accord ;
  • Vos informations personnelles ;
  • Des données sur l’entreprise, etc.

Par ailleurs, il est toujours conseillé de garder une copie de votre contrat de travail électronique signé.

Boris Rabilaud
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