Vous envisagez de faire du télétravail pour toujours ? Faites ces 5 choses au préalable
Ces dernières années, le travail flexible est devenu synonyme de gestion d’entreprise moderne et une marque distinctive pour les entreprises de haute technologie.
Cependant, depuis COVID, il est devenu vital pour la plupart des entreprises d’adapter leur cadre de travail aux pratiques de distance sociale et de s’efforcer d’atteindre un degré plus élevé de numérisation.
En quelques mois, le télétravail, le travail à distance, le travail à domicile, le travail en tout lieu et la flexibilité du lieu de travail sont entrés dans notre vocabulaire – et il est fort probable qu’ils y resteront.
Alors que nous sommes témoins de cette transition d’époque, les employeurs et les employés se demandent comment nous devrions nous préparer à relever les défis inévitables. Voici une liste de choses à faire pour toutes les entreprises qui envisagent de s’installer à distance en premier lieu !
Organiser les outils, les systèmes, les flux de travail
Si vous vous approchez pour la première fois du travail à distance, vous devez vous considérer comme très chanceux ! La technologie disponible aujourd’hui sur les logiciels et sur le cloud est (dans la plupart des cas) suffisante pour que vous et vos employeurs puissiez rester en contact permanent et organiser vos flux de travail de la manière la plus efficace possible. À tel point que plusieurs entreprises ne reviendront jamais à des modalités de travail au bureau aujourd’hui obsolètes.
Parmi les outils en ligne qui peuvent faciliter votre vie professionnelle à domicile, citons (parmi beaucoup d’autres) : les logiciels de communication basés sur le nuage vidéo, les applications de gestion du temps et des tâches, les plateformes de formation d’entreprise, les boîtes à outils de cybersécurité.
Vous trouverez également ici des listes approuvées par l’UE de startups de RA et de RV qui nous aident à travailler à distance, ainsi que plusieurs outils pour dynamiser vos réunions en ligne et vos réunions de travail.
Attribuer des rôles et des responsabilités clairs
Une autre étape importante pour faire fonctionner le travail à distance est de définir clairement les rôles et les responsabilités de vos collègues ou employés. Comme mentionné précédemment, des outils en ligne appropriés et un flux constant de communication entre les membres de l’équipe peuvent aider chacun à comprendre ce que l’on attend d’eux au sein du groupe.
Une hiérarchie fixe et des tâches claires sont particulièrement importantes dans une situation de travail à distance, car elles encouragent vos employés à s’approprier leur travail et leur réussite (et, ce qui est très important, à reconnaître leurs lacunes).
Il est également important de définir des objectifs et des indicateurs clés de performance clairs pour un groupe qui travaille à partir de différents endroits, et parfois selon un calendrier différent, voire dans un fuseau horaire différent. Consultez le point suivant de la liste pour obtenir des conseils sur la manière de définir les KPI à distance.
Revoir les KPI
Quel que soit l’arrangement de travail, le suivi des performances et la détection des domaines à améliorer sont la clé du succès. Dans un scénario de travail à distance, il est d’autant plus important de définir des KPI pour mesurer si vos efforts collectifs sont efficacement mis en œuvre.
Voici quelques conseils simples pour réaliser une évaluation des performances pour le travail à distance :
Suivi des étapes par rapport au produit final (ou aux versions intermédiaires) avec un cadre de processus de gestion de projet agile
Maintenir un flux constant d’informations en partageant les réactions et les notes
Utilisez des tableaux virtuels et tenez-les à jour, cela devrait vous aider à maintenir la motivation de vos travailleurs
En fin de compte, vos employés devraient se sentir rassurés par le fait que le flux de travail n’est pas affecté.
Commencez à créer une culture de travail positive
Une attitude positive sur le lieu de travail, c’est tout ! Veillez à faire connaître à vos employés les avantages d’un poste à distance. Le travail à distance nécessite quelques ajustements mais ne doit jamais être ressenti comme une rétrogradation ou une punition. Au contraire, il présente des avantages tangibles : lorsque les employés peuvent gérer leur temps de manière autonome, vous réduisez le risque qu’ils contractent le virus, et ils se sentent plus en sécurité, plus motivés et plus confiants.
En outre, définissez des valeurs qui sont importantes pour les deux parties, telles que la définition de créneaux horaires libres et la priorité accordée aux besoins mentaux et physiques des employés. Pendant les périodes de quarantaine et d’éloignement social, les sentiments d’isolement et de détresse sont très fréquents. C’est pourquoi l’instauration d’une culture de travail efficace et positive passe par la recherche d’un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Contrôle avec vos employés
Faites en sorte que vos employés se sentent entendus et vus – même si ce n’est que via un écran d’ordinateur ! Prenez l’habitude d’organiser régulièrement des pause-café virtuelles avec eux et des réunions qui ne sont pas strictement liées au travail.
Confiez-leur leurs tâches et veillez à ce qu’ils se sentent en sécurité dans l’exercice de leurs fonctions. La perte d’un emploi est une peur terrible qui peut avoir un impact sur leurs performances. De plus, elle peut aggraver un état mental déjà très lourd. Il est en effet prouvé qu’un niveau élevé d’anxiété économique a généralement été enregistré pendant la pandémie. Et cela vaut non seulement pour les personnes sans emploi, mais aussi pour celles qui ont un emploi et qui craignent d’être licenciées.
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